各二级学院：
根据学院相关规定和《2026届毕业生工作安排表》，教务处在教务系统中按要求导入每批次毕（结）业学生的辅助信息并注销学籍，二级学院按要求打印每批次毕（结）业学生等类别的学籍档案并按时完成归档工作。学生的学籍档案一式两份，一份放学生档案袋（7月18日前完成，具体归档时间和要求根据学生处毕业生档案管理通知调整），一份存学院档案馆（具体归档时间和要求根据档案馆通知调整）。
一、教务系统打印路径和方法
学籍档案包括：学籍卡、成绩单和学业成绩表。
1、《学籍卡》（A4单面纵向）：毕业管理-学籍档案管理-学籍卡，先在页面上方的筛选栏中进行各类筛选后查询，点击“全选”“批量打印”，根据筛选“打印机”的选项即可导出pdf文档或打印选中的学生学籍卡；建议大批量打印时筛选到行政班（数量多时请先确认数据已加载完），单个学生打印时点击学生后面的“详情”即可。
2、《成绩单》（A4单面纵向）：毕业管理-学籍档案管理-成绩单，先在页面上方的筛选栏中进行各类筛选后查询，点击“全选”“批量打印”、显示不及格（是），根据筛选“打印机”的选项即可导出pdf文档或打印选中的学生成绩单；建议大批量打印时筛选到行政班（数量多时请先确认数据已加载完），单个学生打印时点击学生后面的“详情”、显示不及格（是）即可。
3、《学业成绩表》（A4单面纵向）：毕业管理-学籍档案管理-学业成绩表，先在页面上方的筛选栏中进行各类筛选后查询，点击“全选”“批量打印”、显示不及格（是）、成绩输出（最高成绩），根据筛选“打印机”的选项即可导出pdf文档或打印选中的学生学业成绩表；建议大批量打印时筛选到行政班（数量多时请先确认数据已加载完），单个学生打印时点击学生后面的最高成绩、显示不及格（是）即可。
注意：打印过程中，若发现《学籍卡》存在信息不完整或有误等情况，请联系教务处学籍管理岗赵老师（58619869）；若发现《成绩单》、《学业成绩表》存在信息不完整或有误等情况，请联系教务处成绩管理岗孙老师（58619122）。
二、学籍档案签字和盖章要求
《学籍卡》盖二级学院院章、经办人和二级学院主管领导签字；《成绩单》和《学业成绩表》盖二级学院院章、二级学院成绩已核对章、教务处成绩专用章（整理好预约后统一到教务处格致楼229盖章）。
注意：教务处成绩专用章预约，请联系教务处综合管理岗周老师（58619872）。
三、档案馆整理和归档要求
1、类别、范围和整理要求
学生类别 | 档案范围 | 整理要求 |
1.毕（结）业学生 | 2025年9月1日-2026年8月31日期间各类别学生的学籍档案 | 1.纸质档案：按A4大小单面纵向打印学籍档案，每个学生按学籍卡、成绩单、学业成绩表的顺序叠放。按学生整理、按行政班汇总、按类别归档。 2.电子档案：导出学生学籍卡电子文档（以行政班命名的pdf格式），一级文件夹以“XX学院2026届毕（结）业学生学籍卡”命名，其中“延长学习年限”学生单列二级文件夹。 |
2.结业换毕业学生 | 1.纸质档案：按A4大小单面纵向打印学籍档案，每个学生按学籍卡、成绩单、学业成绩表的顺序叠放，以二级学院为单位统一归类为“特殊班学生”。按学生整理、按行政班汇总、按类别归档。 2.电子档案：无需提交学籍卡电子文档。 3.档案更新：部分学生的学籍档案若已移交档案馆，且数据无变化，无需再次提交；若原学籍档案已移交，但数据有变化，则按要求打印整理后重新提交。 | |
3.永久结业学生 | ||
4.退学等注销学籍学生 |
归档名单：教务处按归档要求整理各类别学生名单，分别提供给二级学院和档案馆，同时将2026届毕（结）业学生学历照片电子文档（以学号命名的jpg格式）移交档案馆归档。
2、归档要求
各二级学院严格按照档案馆的归档要求整理学籍档案，必须保证档案材料的准确性和完整性，打印必须清晰。按照档案馆提供的《归档文件移交清单》，做好学籍档案预立卷工作，并一式两份打印《归档文件移交清单》，经二级学院主管领导和教学秘书签字盖章后，与学籍档案（纸质档案+电子档案）一起移交档案馆。
注意：如归档过程中有任何疑问，请联系档案馆谢老师（58619127）。
教务处、档案馆
2026年5月8日
