一、邀请函协商
与外方高校和研究机构商议确认出访日期和出访人员名单，根据办理任务批件要求，邀请函内容需包括：有邀请单位函头(单位名称、地址、电话)，内容齐全(签发日期、访问目的、出访人员名单、访问日期、停留天数、费用承担方)，落款有邀请人签名或邀请单位公章。
办理签证邀请函要求：请根据各国签证要求逐项核对，确保各项内容完整、准确
http://fad.zj.gov.cn/col/col1229723218/index.html?uid=6773373&pageNum=2
出国/境 之前
（提前两个月）
二、校内申请
院内申请：点击钉钉OA审批——国际交流部——学院教职工因公出国（境）备案申请表。
本部申请：本部校务服务网——国际交流合作处（港澳台事务办公室）——因公出国（境）校内申请办理。
1.信息填写
内容准备请参照《因公出国（境）校内申请表》
2.提交附件，清单如下：
（1）邀请函：尽量同时符合办理任务批件和签证的要求。
（2）任务申报表
注：申报表里的出访任务指:学术交流、学术会议、学生团带队等，访学通常是在90天以上。
（3）事先内部公示表
（新）因公出国（境）团组和人员信息内部公示表（事先）.doc
（4）身份证扫描件
JPG格式，不要有反光、阴影、模糊，无需合并到一页内
（5）经费预算审核表
模板请从本部计划财务处网站下载：https://cwc.hdu.edu.cn/2020/0412/c1387a106524/page.htm
注：本部校内审批完成后，请将《预算审核表》打印一式2份，到国际处416、计划财务处114、校办512盖章后，其中1份交国际处(港澳台办)用于批件申报，1份用于出国费用报销。
（6）涉密人员需将《审查审批表》和《行前保密教育表》经相关部门签字盖章后纸质材料提交至本部国际处(港澳台办)。
三、院内审批
国际交流部意见：由国际交流部行政负责人在钉钉因公出国审批；
二级学院/部门意见：二级学院/部门主要行政负责人在钉钉因公出国审批；
二级学院/机关党委意见：由学院/机关党委主要负责同志在钉钉因公出国审批；
经费审批：科研经费由科研处审批；
部门审批：普通教师由人事处审批；中层及以上干部由组织部审批；
学院/机关党委意见：由学院院长、党委书记在在钉钉因公出国审批。
四、本部审批
所有的审批流程均在因公出国（境）校内申请系统中完成。
学院/部门意见：由学院/部门主要行政负责人（正职）在校务服务网审批（手机端：微信—通讯录—在杭电—消息中心；电脑端：数字杭电—校务服务网—个人中心—待办事项）；
学院/机关党委意见：由学院/机关党委主要负责同志（正职）在校务服务网审批（手机端：微信—通讯录—在杭电—消息中心；电脑端：数字杭电—校务服务网—个人中心—待办事项）；
经费审核：科研经费由科研处审核，重点高校建设经费、学科建设经费由发展规划处（重点办）审核，师资培训经费由人事处审核；
家庭成员信息审核：请填写全部直系亲属成员，由组织人事部门审核。
校领导审批：普通教职工出国（境），国际处(港澳台办)审核后报分管外事/港澳台事务校领导审批；中层干部和省管干部行政出访，国际处(港澳台办)审核后报学校党委会审批；中层干部使用科研经费学术出访，国际处(港澳台办)审核后报分管外事/港澳台事务校领导审批；省管干部使用科研经费学术出访，国际处（港澳台办）审核后报分管外事/港澳台事务校领导、学校党委书记审批。
审批流程图如下：
五、行前教育
校内审批通过后，请到本部国际处(港澳台办)领取行前教育相关材料，学习并签字。
六、事先内部公示
在本部内网进行公示，公示时间一般为5个工作日。
七、省外办/港澳办系统报批
省外办/港澳办系统由本部国际处(港澳台办)专办员进行填报，省外办审批，无退回情况下，通常需要一至二周时间。审批通过后，国际处(港澳台办)专办员通过钉钉告知出访团团长和发送任务批件等相关电子材料。
为加快进展，在公示、审批期间，建议同步办理下列事项：
（1）采集生物信息：新办因公护照/港澳通行证的，校内审批通过后本人携带身份证原件前往 省对外交流服务中心（省行政中心三号院）采集照片和指纹。
（2）准备签证材料：各国签证要求
http://fad.zj.gov.cn/col/col1229723218/index.html?uid=6773373&pageNum=2
（3）准备换汇材料：出国（境）90天以内的，出访前到中国银行换汇，详见计划财务处网站https://cwc.hdu.edu.cn/2020/0412/c1387a106524/page.htm
八、领取因公证照和递交签证材料
1.接到国际处/港澳台办通知后，新办证人员持《取件预约单》按时前往省对外交流服务中心（省行政中心三号院）领取因公护照/通行证；已有因公证照的到学校国际处/港澳台办登记领取。
2.按照签证要求，持《取件预约单》到 省对外交流服务中心（省行政中心三号院）递交签证材料。前往免签国家的，也需要进行这一步，开具出境证明。
注：
（1）除外籍、港澳台和有出访国永久居留证的教职工外，所有因公出国（境）的老师均需要持因公护照、因公往来港澳台通行证。
（2）为加快进展，请提前准备好签证材料，在省对外交流服务中心（省行政中心三号院）领取因公证照时可同步提交签证（签注）材料。
九、购买覆盖国（境）外全部行程的人身健康意外保险
所有因公出国（境）人员均须在出境前购买覆盖国（境）外全部行程的人身健康意外保险（国内任何一家商业保险公司均可）。
回国/入境之后
一、归还因公证照并提交材料
（1）在出国（境）和回国（入境）当天，将出境章、入境章拍照通过钉钉发本部国际处(港澳台办)专办员。
（2）7天内上交因公护照/港澳通行证，提交《回访记录表》纸质版。
（3）21天内发送电子版：
（新）因公出国（境）团组和人员信息内部公示（回国、入境后）.doc
因公临时出国团组执行中央八项规定及其实施细则精神报告表（模板） (1).docx
二、退汇和费用报销（回国/入境后1个月内）
详见计划财务处网站：https://cwc.hdu.edu.cn/2020/0412/c1387a106524/page.htm
咨询电话：0571—58619101（许老师）
邮箱：20231033@hziee.edu.cn
办公地点：格致楼345室
省对外交流服务中心
签证办理咨询电话：0571-81054188
办公地点：浙江省杭州市西湖区文三路140号（省行政中心三号院）1号楼西侧1楼
办公时间：工作日上午8:30-12:00，下午2:00-5:30